Datenschutzerklärung

Wir möchten Sie im Folgenden darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

A. Verantwortlicher

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Deutscher Städtetag
Gereonstraße 18 – 32
50670 Köln
E-Mail: datenschutz@staedtetag.de

B. Art und Zwecke sowie Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen bei Anmeldung zur und Teilnahme an der Hauptversammlung

Art und Zwecke der Datenverarbeitungen

Zweck der Datenverarbeitung ist ein digitales und für alle Beteiligten unkompliziertes Einladungsmanagement für die Hauptversammlungen. Dort können die teilnehmenden Städte des Deutschen Städtetags ihre Teilnehmer/innen einpflegen. Im Rahmen des Einladungsmanagements ist es den eingeladenen Personen möglich sich über das Online-Portal anzumelden. Nach Anmeldung erhalten die Teilnehmer/innen eine Anmeldebestätigung sowie weitere Informationen zur Hauptversammlung. Der Deutsche Städtetag verwaltet die Einladungen zur Planung und Durchführung der Veranstaltungen.

In der Anmeldemaske werden folgende Daten verpflichtend erhoben:

• Stammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Geburtsort und -datum)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
• Teilnahme an bestimmten Programmpunkten

Zusätzlich können Sie auf freiwilliger Basis folgende Daten eintragen:

• Parteizugehörigkeit
• Funktion

Innerhalb des Einladungsmanagements wird auch erfasst, ob Sie stimmberechtigt sind, damit Ihnen im Falle einer Absage ein Dokument zur Stimmrechtsübertragung angeboten werden kann.

An dieser Veranstaltung nehmen u.a. Mitglieder der Verfassungsorgane des Bundes teil. Der Schutz der Mitglieder der Verfassungsorgane des Bundes sowie in besonders festzulegenden Fällen der Gäste dieser Verfassungsorgane aus anderen Staaten ist gemäß § 6 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 Bundeskriminalamtgesetz (BKAG) eine gesetzliche Aufgabe des Bundeskriminalamtes (BKA). Zur Erfüllung dieses gesetzlichen Schutzauftrages, erhebt das BKA personenbezogene Daten derjenigen, die im Rahmen der Veranstaltung in die räumliche Nähe der vom BKA zu schützenden Personen bzw. in deren Aufenthaltsräume gelangen oder gelangen können. Mit der Datenerhebung verfolgt das BKA das Ziel, mögliche Gefahrenquellen festzustellen und erforderlichenfalls geeignete gefahrenabwehrende Maßnahmen zu treffen.

Unsere Veranstaltungen werden außerdem regelmäßig auch durch Fotografen dokumentiert. Diese Aufnahmen dienen in erster Linie internen Dokumentationszwecken. Gegebenenfalls werden einzelne Aufnahmen zu Zwecken der PR-Arbeit auch veröffentlicht (insb. auf unserer Webseite).

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Anmeldung einer Begleitperson oder eines Fahrers / einer Fahrerin die oben genannten Daten für diese ebenfalls eintragen müssen/können. Tragen Sie bitte diesbezüglich dafür Sorge, dass dies nicht gegen den Willen der dritten Person passiert und diese bei Interesse die Möglichkeit hat von unserer Datenschutzerklärung Kenntnis zu nehmen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen

Grundsätzlich stützen wir die Datenverarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Planung und Durchführung von entsprechenden Veranstaltungen. Ein unkomplizierter Ablauf, insb. beim Einladungsmanagement, ist dabei grundsätzlich auch im Interesse unserer Mitglieder und der Veranstaltungsteilnehmerinnen und Veranstaltungsteilnehmer.

Die Befugnis zur Datenerhebung für das BKA folgt aus § 9 Abs. 2 S. 1 BKAG (Bundeskriminalamtgesetz). Hiernach kann das BKA personenbezogene Daten erheben, soweit dies zur Erfüllung seiner Schutzaufgaben gemäß § 6 BKAG erforderlich ist. Eine Einwilligung des Betroffenen in die Datenerhebung setzt die Befugnisnorm nicht voraus.

Auch die Verarbeitung von Bildaufnahmen stützen wir auf das berechtigte Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit bezüglich durchgeführter Veranstaltungen. Bildaufnahmen sind grundsätzlich typisch für entsprechende Veranstaltungen und werden durch uns auf transparente Art und Weise durchgeführt. Unsere Fotografin/unser Fotograf ist diesbezüglich angewiesen keine Personen erkennbar abzulichten, die dies offensichtlich nicht wünschen. Sie haben demnach die Möglichkeit der Datenverarbeitung von Beginn an zu entgehen oder im Nachhinein einen Widerspruch gegen die weitere Verwendung einzulegen.

Die Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitungen ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Für den Fall, dass Sie politische Daten angeben, stellt Art. 9 Abs. 2 lit. d DS-GVO die Rechtsgrundlage dar.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, sofern der entsprechende Zweck entfällt. Das ist insbesondere bei Daten, die bei der Anmeldung erhoben werden, unverzüglich nach Durchführung der Veranstaltung der Fall.

Die Weiterverarbeitung der erhobenen Daten für das BKA beschränkt sich in der Regel auf die Speicherung zum Zwecke des Datenabgleichs gem. § 16 Abs. 4 S. 1 BKAG und zum Zwecke der Zugangskontrolle sowie ggf. der Erstellung von „Ausweiskarten“. Nach Beendigung der Veranstaltung bzw. des Anlasses, zu dem das Bundeskriminalamt personenbezogene Daten erhoben hat, werden die Daten vom Bundeskriminalamt gelöscht, wenn nicht besondere Umstände die Weiterverarbeitung nach § 12 Abs. 1 S. 1 oder Abs. 2 S. 1 BKAG gebieten oder die Löschung wegen einer Nachweispflicht gem. § 25 Abs. 3 S. 2 BKAG oder der Gründe gem. § 25 Abs. 3 S. 3 BKAG (insbes. wegen eines eingeleiteten Datenschutzkontrollverfahrens) zu unterbleiben hat.

C. Grundlegende Angaben gem. Art. 13/14 DS-GVO

Wer ist Empfänger Ihrer Daten?

Empfänger Ihrer Daten sind grundsätzlich nur die Abteilungen des Verantwortlichen, die Ihre Daten zur Erledigung ihrer spezifischen Aufgaben benötigen. Im Zuge des Einladungsmanagements bedienen wir uns eines Dienstleisters, der gegebenenfalls Zugriff auf die Daten haben kann. Mit diesem ist eine entsprechende vertragliche Absicherung abgeschlossen worden.